01 - Alinhamento com a estratégia
O sucesso de uma iniciativa de e-Learning está diretamente ligado ao atendimento dos objetivos estratégicos da organização. Quanto maior forem os benefícios obtidos maior será o reconhecimento do projeto. O inverso também é verdadeiro. Essa consideração deve amparar as decisões do planejamento do projeto, servindo de base para a definição das fases, do público alvo e dos conteúdos que devem ser disponibilizados.
É importante estar atento para os novos cenários de negócio que podem surgir com a nova modalidade de ensino. Através do e-Learning, algumas barreiras podem ser removidas, convidando a empresa a estabelecer novos relacionamentos com os clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores. Os conceitos de tempo e distância são modificados e novas oportunidades de negócio podem surgir ou serem ampliadas com a nova solução de treinamento.
02 - Avaliação de resultados
Em projetos de e-Learning, estabelecer um processo efetivo para avaliação dos resultados pós-implementação é um fator fundamental. A lição aprendida diz que mais do que disponibilizar conhecimento novo, é preciso garantir que este tenha sido efetivamente absorvido, e medir se o mesmo está sendo utilizado para melhorar o desempenho das pessoas e da organização. Quando o aprendiz percebe que seu desempenho melhora através do conhecimento, seu estímulo e motivação são renovados na busca de novos conhecimentos, produzindo um ciclo de aprendizagem. Da mesma forma, quando a organização identifica que os resultados de negócio também foram positivos em decorrência do melhor desempenho de seus profissionais, renova-se a credibilidade do projeto, refletindo naturalmente em novos investimentos e expansão do projeto como um todo.A avaliação dos resultados deve estar amparada em métricas reais e mensuráveis. Indicadores como aumento real das vendas, redução das ocorrências de reclamações, aumento do volume de certificações, redução dos custos de garantia, volume de pessoas treinadas entre outras, ajudam a transmitir credibilidade sobre o resultado medido, pois são fatores objetivos e conhecidos por todos.
03 - Foco na pedagogia, não na tecnologia
É importante ter de forma bem clara as principais diferenças entre a abordagem presencial e a abordagem on-line para que a oferta de treinamentos seja bem sucedida. Na abordagem presencial, elementos como proximidade do aluno, nível de desempenho e conhecimento do instrutor, material de apoio e infra-estrutra do ambiente são determinantes para a qualidade do ensino. Por outro lado, no ensino a distância, alguns desses elementos perdem seu efeito e novos elementos ganham importância no cenário. Pensando nisso, a preocupação com a estruturação instrucional ganha relevância no processo pedagógico e no desenvolvimento de cursos on-line. Para cursos presenciais que devem ser convertidos para o formato on-line o cuidado deve ser ainda maior. O processo de mediação pedagógica vai garantir que os resultados de aprendizagem do curso presencial sejam, no mínimo, mantidos no novo formato.O processo de concepção ou transposição de um curso on-line deve respeitar novos critérios, além de contar também com a disponibilidade de novos elementos pouco usuais nos treinamentos presenciais, como, por exemplo, simuladores, jogos e interações personalizadas. Envolver o público em temas que fazem parte do seu cotidiano também pode ser útil.
04 - Importância da metodologia e da gestão da mudança
A peça fundamental de um projeto de e-Learning é o fator humano. Pessoas representam a matéria-prima essencial de qualquer iniciativa de treinamento, principalmente em projetos de e-Learning. Aprender no modelo tradicional é “conhecido”. Aprender através de e-Learning é “novo”. É através do processo de gestão de mudança que os efeitos do “novo” serão minimizados, despertando as pessoas para as novas oportunidades de aprendizado.Para esse processo é fundamental utilizar uma metodologia que permita a organização e comunicação clara das tarefas e pessoas, estabelecendo papéis e responsabilidades. Técnicas de desenho de processos devem ser utilizadas para conciliar os processos da empresa com os processos da plataforma de gestão de treinamento, garantindo o pleno funcionamento de ambos. Atividades de comunicação e preparação das pessoas são essenciais para o sucesso do projeto.
O sucesso da implementação pode ser amplificado através da utilização do conhecimento de empresas especializadas. Através dessa alternativa, consegue-se acesso direto às melhores práticas e ao histórico de experiências adquiridas nas implementações anteriores de outras organizações.
05 - Apoio ao projeto e ao aluno
Um dos grandes riscos para o sucesso de uma implementação de e-Learning é a sensação de solidão do público alvo, principalmente quando esse público está sendo exposto a uma nova modalidade de aprendizado nunca utilizada anteriormente. Sabemos que o ser humano pode apresentar posturas reativas quando defronta com situações de mudança. Através de elementos de apoio, as atitudes reativas são minimizadas, facilitando a transição para o novo cenário. No e-Learning não é diferente. É comum que nas fases iniciais do processo de oferta de cursos on-line, alunos e usuários apresentem “reações” adversas. Pela experiência das empresas avaliadas, a solidão é apontada como um dos fatores mais preocupantes. Estruturas de assistência e monitoria ajudam a estabelecer um canal de relacionamento e apoio aos usuários, representando uma forma direta de encorajá-los no processo de aprendizagem. Além disso, esse procedimento também minimiza a probabilidade de desistência e evasão dos alunos nos cursos em realização.
Através da figura do monitor ou tutor é possível sensibilizar o público final sobre a importância do novo modelo e benefícios diretos que podem ser obtidos pelo aluno, estimulando o uso contínuo da solução.
06 - Continuidade e Expansão
Muitas organizações estão alavancando novos negócios através da capacitação dos seus colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros na modalidade de ensino on-line. No segmento acadêmico, universidades também estão ampliando a sua atuação através desse modelo. Essa já é uma boa razão para que os projetos de e-Learning sejam expandidos e novos investimentos sejam realizados. Outro fator relevante para a continuidade de um projeto de e-Learning está relacionado a um dos elementos mais importantes de uma solução de aprendizado: o usuário final - aluno. Ofertar novos cursos e atualizar os conteúdos disponíveis é um fator importante para manter os usuários motivados, resultando em um ciclo contínuo na utilização da solução. A quebra desse ciclo pode impactar a credibilidade do modelo de capacitação, comprometendo o sucesso do projeto.
A expansão do projeto pode ocorrer em diversas frentes. Dentre as mais comuns, destacam-se investimentos em arquitetura e tecnologia (aquisição de hardware, links de comunicação, software básico, portais, LMS, ferramentas de autoria, soluções de colaboração), infra-estrutura (pessoas e recursos), aquisição e/ou desenvolvimento de novos conteúdos, aplicação de novas modalidades de treinamento (CBT, WBT, assíncrono, síncrono, etc.) ou expansão para públicos ainda não atendidos.
07 - Envolvimento, patrocínio e valorização
Iniciativas patrocinadas pelos níveis mais altos da organização apresentam normalmente maior probabilidade de absorção dos envolvidos, resultando em benefícios diretos para o sucesso dos projetos. É um facilitador importante para que os esforços e empenhos sejam aplicados nas diversas ações necessárias ao desenvolvimento dessas iniciativas, aumentando também a sensibilidade sobre a importância dos projetos nas pessoas. Envolvimento e patrocínio não são demonstrados apenas sob o aspecto financeiro, representado pelo investimento de capital necessário para disponibilizar os recursos técnicos e humanos necessários ao projeto. Postura e compromisso são exemplos de elementos comportamentais que sofrem uma influência direta da forma de condução adotada pelos dirigentes da empresa nos seus projetos.
À medida que o compromisso cresce, a valorização dos envolvidos também é influenciada. Quanto maior a sensibilidade das pessoas sobre a importância do projeto, maior será a valorização das equipes envolvidas no planejamento e desenvolvimento das atividades necessárias para sua implementação. Assim, é comum que as equipes de treinamento obtenham maior destaque nos projetos de implementação de e-Learning por estarem na liderança dessas iniciativas, potencializando o papel da área de treinamento, RH e educação como uma parte estratégica para os negócios e objetivos da organização.
08 - Garantia da infra-estrutura
Projetos de e-Learning estão amparados fundamentalmente em arquiteturas que envolvem componentes tecnológicos. Além disso, essa infra-estrutura esta distribuída em várias camadas importantes, desde a plataforma host que hospeda as soluções até os mais variados dispositivos utilizados na camada final pelos usuários (desktop, notebook, mobile entre outros). Para o desempenho adequado dessas soluções, investimentos são necessários em arquitetura de hardware, software básico, topologia de rede, link de comunicação, ambiente e dispositivos de segurança, serviços de suporte e monitoração. O nível de investimento necessário deve ser avaliado pela empresa de forma que a infra-estrutura ofereça um nível satisfatório de segurança e estabilidade para a solução e para os usuários. Esses fatores, quando não atendidos de maneira adequada, comprometem diretamente o uso da solução, afetando sensivelmente a credibilidade do projeto. Os usuários envolvidos ficam desmotivados e barreiras são instaladas no envolvimento e comprometimento das pessoas. Soluções de e-Learning são mais sensíveis a problemas de infra-estrutura tecnológica em relação a aplicações tradicionais corporativas como ERP, CRM e aplicativos de trabalho.
Uma forma alternativa que muitas empresas estão adotando para evitar grandes investimentos em infra-estrutura tecnológica e/ou minimizar os efeitos gerados pela inadequação das mesmas é a contratação de hospedagem externa. Fornecedores especializados em hospedagem de soluções de e-Learning tem contribuído para que as implementações sejam mais ágeis e a custos mais acessíveis, oferecendo toda a gestão da infra-estrutura necessária ao projeto.
09 - Integração e estratégia
O planejamento de atividades de aprendizagem para o alcance dos objetivos de treinamento e ensino, seja numa corporação ou universidade, pode ser estruturado utilizando diferentes modalidades administradas numa única plataforma de gestão. É possível obter excelentes resultados combinando formas tradicionais com novos métodos disponíveis, respeitando sempre as diversas características de cada público. Isso se reflete na estratégia das principais soluções de gerenciamento de treinamento disponíveis no mercado. É notável o aspecto evolutivo que os fabricantes estão direcionando para os componentes voltados à administração das modalidades presenciais, on the job, externas, auto-estudo, além das atividades on-line síncronas e assíncronas.É fundamental elaborar uma estratégia sólida de seleção dos materiais, cursos e modalidades que serão combinadas. Cada atividade de aprendizagem deve ser cuidadosamente analisada e qualificada sob aspectos específicos. Através de técnicas e metodologias, é possível comparar os aspectos positivos e negativos das diversas iniciativas e identificar o mix mais apropriado para cada caso.
Implementar uma plataforma de gestão e entrega de treinamento é um passo importante para a qualidade e eficiência do processo de treinamento e ensino, porém, a abordagem estratégica é o fator diferencial para o sucesso do planejamento e alcance dos resultados.
10 - Gestão e planejamento
Quanto maior for o nível de gerenciamento das atividades de aprendizagem, alunos e usuários, mais eficiente será o planejamento, permitindo aos gestores e coordenadores a oferta de cursos e atividades personalizadas às necessidades de cada aprendiz.
Através das soluções de gerenciamento de treinamento, modelos de administração por competência podem ser utilizados para direcionar o plano de aprendizagem do público final. O aluno pode efetuar uma auto-avaliação em um determinado perfil, e o gestor pode administrar as competências e os gaps existentes. Associados aos gaps e competências, uma série de cursos que devem ser realizados para o alcance das competências necessárias pode ser ofertada e direcionada ao público.Esse modelo de gestão apresenta um grande potencial para os coordenadores de treinamento das corporações, representando uma mudança fundamental no processo de desenvolvimento das atividades de aprendizagem e no relacionamento da área de treinamento com o aluno. Essa mudança fortalece o papel da área de treinamento no contexto da organização, aumentando a eficiência do processo de capacitação e, principalmente, melhorando o desempenho das atividades de cada colaborador.
Uma tática complementar bastante utilizada no planejamento é a utilização de pré e pós-teste de avaliação do conhecimento. Medindo e mapeando o conhecimento, os gestores obtêm dados importantes para planejar a oferta de cursos e organizar as modalidades de treinamento. Além disso, as atividades de aprendizado podem se tornar flexíveis para adequar-se ao nível do aluno, permitindo que o mesmo realize somente as etapas necessárias para o seu aprendizado, personalizadas às suas reais necessidades.
Fonte: Portal E-learning Brasil : www.elearningbrasil.com.br
